Imagine que, num único dia, o setor de RH precise lidar com documentos de identificação, dados bancários, exames admissionais, histórico de contratação e uma solicitação de plano de saúde para o filho de um colaborador. Tudo isso passa pelas mãos da equipe de Recursos Humanos.
Agora pense: todos esses dados são pessoais. Muitos deles, sensíveis. E todos, sem exceção, precisam ser tratados com responsabilidade e critério.
Com a entrada em vigor da LGPD, esse cuidado deixou de ser apenas uma boa prática. Ele se tornou lei. Mas, mais do que uma exigência jurídica, proteger os dados das pessoas é um sinal de respeito, confiança e ética. E se tem uma área que precisa ter isso como prioridade é o RH.
Quem está fora do setor talvez nem imagine, mas a quantidade de informações que circula no RH diariamente é enorme. São cadastros, laudos médicos, registros de ponto, contratos, históricos salariais, dados familiares, comprovantes de endereço… e muito mais.
Alguns desses dados, como origem racial, religião, orientação sexual ou informações de saúde, são classificados pela LGPD como dados sensíveis, e exigem ainda mais cuidado.
Agora, junte isso a um cenário em que parte desses dados ainda é compartilhada por e-mail, planilhas, mensagens ou armazenada em sistemas desconectados. O risco é real!
Mas afinal, o que é a LGPD?
A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, sancionada em 2018 e em vigor desde 2020. Seu principal objetivo é garantir que os dados pessoais dos cidadãos brasileiros sejam tratados com respeito, segurança e transparência, especialmente em um cenário digital, em que as informações circulam rapidamente por múltiplos canais. No contexto do RH, isso significa redobrar o cuidado com tudo o que é coletado, armazenado ou compartilhado sobre cada colaborador, do primeiro ao último dia de vínculo com a empresa.
Mas por que tudo isso importa tanto?
Porque vazamentos de dados não são só “problemas técnicos”. São falhas que afetam pessoas reais. Um exame compartilhado com o destinatário errado, uma planilha esquecida na nuvem, um acesso indevido ao sistema… cada um desses deslizes pode gerar danos emocionais, jurídicos e reputacionais.
Sem falar nas consequências legais. A LGPD prevê multas e sanções para empresas que não tratam os dados com o devido cuidado. Mas, mais do que a multa, o maior prejuízo pode ser perder a confiança das pessoas e até mesmo colaboradores.
Privacidade também é direito do colaborador
Se a gente fala tanto em cultura, pertencimento e bem-estar no ambiente de trabalho, não dá para ignorar a privacidade. Quando a empresa protege os dados de seus colaboradores, está dizendo, sem palavras, que respeita quem eles são. Que leva a sério o que é confidencial.
Cuidar da proteção de dados não é só proteger arquivos. É proteger relações.
Quais são os maiores desafios do RH nesse cenário?
Mesmo reconhecendo a importância do tema, nem sempre é fácil colocar tudo isso em prática. E os motivos são muitos:
- Falta de processos definidos: quando não há uma política clara, cada profissional acaba lidando com os dados do seu jeito. E isso aumenta a chance de erro.
- Ferramentas descentralizadas: é comum ver empresas com vários sistemas que não “conversam” entre si, além de ainda dependerem de documentos físicos e planilhas soltas.
- Sobrecarga e retrabalho: muitas equipes de RH estão atoladas em tarefas operacionais. E quando falta tempo, o cuidado com os detalhes fica para depois.
Mas será que precisa ser assim?
A verdade é que o RH não precisa fazer isso sozinho. Existem ferramentas desenvolvidas justamente para facilitar a vida da equipe e garantir segurança desde a base. Soluções integradas permitem que os dados dos colaboradores fiquem centralizados, protegidos por criptografia, com controle de acesso. Isso não só reduz riscos como também evita retrabalho, aumenta a produtividade e traz tranquilidade.
A Livix, por exemplo, oferece uma plataforma que permite a gestão de benefícios e pagamentos de forma segura e automatizada, sempre em conformidade com a LGPD. Isso significa que o RH não precisa inserir as mesmas informações em diferentes sistemas ou se preocupar com o envio manual de dados sensíveis a terceiros. Tudo acontece em um único lugar.
Para ficar em conformidade com a lei, o RH precisa estar atento a três critérios que funcionam como um filtro ético e legal na hora de lidar com dados:
- Finalidade: por que você está coletando aquele dado?
- Adequação: esse dado está sendo usado conforme o que foi informado ao colaborador?
- Necessidade: esse dado é realmente essencial para aquela atividade?
Mais do que cumprir a LGPD, o papel do RH é criar um ambiente no qual as pessoas se sintam protegidas e valorizadas. E isso começa com processos bem definidos, tecnologia integrada e uma cultura que leve a privacidade a sério.
Na Livix, a gente acredita que segurança e praticidade podem, e devem, andar juntas. Porque, no fundo, proteger dados é proteger o que há de mais importante na sua empresa: as pessoas.
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Referências
BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 15 ago. 2018. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709.htm.
BRASIL. Lei nº 13.853, de 8 de julho de 2019. Altera a Lei nº 13.709, de 2018. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 9 jul. 2019. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/lei/L13853.htm.