Um dos aspectos mais desafiadores das viagens corporativas é a necessidade de realizar a prestação de contas. Nesses casos, o colaborador que fez uma viagem pela empresa precisa fazer um relatório detalhado dos gastos que teve com hospedagem, alimentação, transporte, entre outros durante todo o período que esteve fora. Esse pode ser um processo cansativo, já que o representante precisa guardar todas as notas fiscais e comprovantes de compra.
É por isso que a Livix traz uma alternativa para facilitar esse processo e tornar a prestação de contas mais fácil. Quer saber como? É só continuar lendo.
Como funciona a prestação de contas
Em geral a prestação de contas é feita pelo representante comercial de uma empresa, ou qualquer outro colaborador que precise realizar uma viagem a trabalho. Quando ele retorna precisa apresentar e justificar os gastos que teve durante a viagem para ser reembolsado. Geralmente essa prestação de contas é composta por:
- Apresentar todas as notas fiscais, recibos e comprovantes de gastos;
- Fazer um relatório detalhado do motivo de cada despesa, geralmente separado por tópicos: alimentação, hospedagem, transporte;
- Enviar o relatório para aprovação no RH;
- Em caso de desaprovação de alguma das despesas, o colaborador deve fornecer mais um relatório mostrando o motivo específico daquela despesa.
Agora imagine um representante comercial que viaja três vezes na semana juntando esses comprovantes e fazendo relatórios? Esse é um tempo perdido para o colaborador e para o RH.
Problemas relacionados a prestação de contas
Fraudes:
Em meio à grande quantidade de relatórios, pode haver a ocorrência de inconsistências, especialmente considerando a maior complexidade no controle de despesas quando os procedimentos são realizados manualmente. Há a possibilidade de que comprovantes sejam incorretamente apresentados, que reembolsos sejam solicitados de forma indevida ou que despesas pessoais e não essenciais sejam incluídas durante a viagem.
Reembolso:
O colaborador precisar tirar dinheiro do seu próprio salário para custear as viagens e somente depois ser reembolsado. Isso pode gerar insatisfação e desmotivação, principalmente se esse processo for lento e suas justificativas de compra não forem aceitas. Portanto implementar soluções para esse problema são de extrema importância.
Perda de comprovantes:
Em uma viagem longa pode acontecer do colaborador esquecer de pedir uma nota fiscal ou até mesmo acabar perdendo! Se esse for o único meio de comprovação o colaborador vai acabar saindo no prejuízo, já que não terá como comprovar seu gasto e nem justificá-lo.
Como resolver esses problemas?
Cartão corporativo
Implementar um cartão corporativo na empresa é o primeiro passo para melhorar a prestação de contas. Com ele seu colaborador não vai precisar gastar seu próprio dinheiro durante as viagens e seu RH terá melhor controle dos gastos feitos em tempo real.
Aplicativo da Livix
A Livix oferece muito mais que um cartão corporativo. É possível enviar os comprovantes diretamente pelo nosso aplicativo! Você conta com as opções de tirar foto e também adicionar os números do código de barras de seus comprovantes. Assim, caso o colaborador acabe perdendo o documento impresso, o RH ainda terá acesso às informações.